Poświadczenia i protokoły
Notariusz dokonuje poświadczeń, które potwierdzają określone okoliczności dotyczące podpisu, dokumentu albo osoby. Zakres poświadczenia wynika z rodzaju przedstawionego dokumentu oraz celu, w jakim ma on zostać wykorzystany.
Poświadczenie własnoręczności podpisu nie oznacza zatwierdzenia ani potwierdzenia całej treści dokumentu. Notariusz potwierdza, że wskazana osoba złożyła podpis w jego obecności albo uznała wcześniej złożony podpis za własnoręczny.
Przy poświadczeniu zgodności odpisu, wyciągu lub kopii konieczne jest okazanie dokumentu, z którym przedstawiona kopia ma zostać porównana.
Kancelaria sporządza również protokoły notarialne służące stwierdzeniu przebiegu określonych czynności lub zdarzeń wywołujących skutki prawne, w tym stawiennictwa, niestawiennictwa oraz złożonych oświadczeń.
W celu ustalenia rodzaju czynności, wymaganych dokumentów i możliwego terminu prosimy o wcześniejszy kontakt telefoniczny lub e-mailowy z kancelarią.
Poświadczenia notarialne
Kancelaria dokonuje w szczególności następujących poświadczeń:
Poświadczenie własnoręczności podpisu
Poświadczenie, że podpis został złożony przez wskazaną osobę w obecności notariusza albo że osoba ta uznała wcześniej złożony podpis za własnoręczny.
Podpis pod umową
Poświadczenie własnoręczności podpisów pod umowami sprzedaży, darowizny, przeniesienia praw, ugodami i innymi dokumentami prywatnymi, jeżeli taka forma jest wymagana albo oczekiwana przez strony.
Podpis pod dokumentem spółki
Poświadczenie podpisów pod umowami dotyczącymi udziałów, oświadczeniami wspólników, dokumentami rejestrowymi oraz innymi dokumentami dotyczącymi przedsiębiorców.
Podpis pod pełnomocnictwem
Poświadczenie własnoręczności podpisu mocodawcy pod pełnomocnictwem, jeżeli dla danej czynności wystarczająca jest forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym.
Zgodność kopii z dokumentem
Poświadczenie zgodności kopii lub odpisu z okazanym notariuszowi dokumentem.
Zgodność wyciągu z dokumentem
Poświadczenie zgodności wyciągu obejmującego określoną część okazanego dokumentu, z zachowaniem informacji potrzebnych do prawidłowego oznaczenia jego treści.
Kopie dokumentów urzędowych
Poświadczenie zgodności kopii przedstawionych dokumentów urzędowych, zaświadczeń, decyzji, orzeczeń i dokumentów rejestrowych z okazanymi dokumentami.
Kopie dokumentów prywatnych
Poświadczenie zgodności kopii umów, oświadczeń, pełnomocnictw, dokumentów spółek oraz innych okazanych dokumentów prywatnych.
Data okazania dokumentu
Poświadczenie daty okazania notariuszowi dokumentu, a na żądanie także godziny i minuty jego okazania.
Pozostawanie osoby przy życiu
Poświadczenie, że wskazana osoba pozostaje przy życiu, dokonywane po stwierdzeniu jej tożsamości i osobistym kontakcie z notariuszem.
Pozostawanie osoby w określonym miejscu
Poświadczenie, że oznaczona osoba znajduje się w określonym miejscu w dniu i czasie wskazanym w treści poświadczenia.
Poświadczenie poza kancelarią
W uzasadnionych przypadkach, po wcześniejszym uzgodnieniu, niektóre poświadczenia mogą zostać dokonane poza siedzibą kancelarii, jeżeli przemawia za tym charakter czynności albo szczególne okoliczności.
Poświadczenie własnoręczności podpisu
Osoba, której podpis ma zostać poświadczony, powinna osobiście stawić się przed notariuszem.
Dokument tożsamości
Osoba składająca albo uznająca podpis powinna posiadać ważny dokument umożliwiający stwierdzenie jej tożsamości.
Dokument do podpisania
Należy przedstawić kompletny dokument, pod którym ma zostać poświadczona własnoręczność podpisu.
Podpis w obecności notariusza
Dokument może zostać podpisany bezpośrednio w obecności notariusza podczas czynności.
Uznanie wcześniejszego podpisu
Jeżeli dokument został podpisany wcześniej, osoba podpisana może uznać przed notariuszem znajdujący się na dokumencie podpis za własnoręczny.
Dokument w języku obcym
Przed wizytą należy poinformować kancelarię, jeżeli dokument jest sporządzony w języku obcym lub ma zostać wykorzystany poza granicami Polski.
Osoba działająca za podmiot
Osoba podpisująca dokument w imieniu spółki lub innego podmiotu powinna przedstawić dokumenty potwierdzające jej umocowanie do działania.
Poświadczenie zgodności kopii
Poświadczenie zgodności wymaga okazania dokumentu, z którym kopia, odpis albo wyciąg ma zostać porównany.
Okazany dokument
Należy przedstawić dokument pozwalający notariuszowi porównać jego treść z przygotowaną kopią, odpisem albo wyciągiem.
Liczba potrzebnych egzemplarzy
Przed wizytą warto ustalić, ile poświadczonych egzemplarzy dokumentu będzie potrzebnych.
Dokument wielostronicowy
Należy przedstawić wszystkie strony dokumentu, także strony niezawierające podpisów albo bezpośrednio istotnej treści.
Dopiski i poprawki
Jeżeli dokument zawiera dopiski, poprawki, uszkodzenia albo inne cechy szczególne, okoliczności te mogą zostać wskazane w treści poświadczenia.
Dokument elektroniczny
Jeżeli dokument funkcjonuje wyłącznie elektronicznie, przed wizytą należy skontaktować się z kancelarią w celu ustalenia możliwego sposobu dokonania czynności.
Dokument zagraniczny
Przy dokumencie zagranicznym mogą być potrzebne dodatkowe informacje, tłumaczenie przysięgłe albo właściwe poświadczenie jego pochodzenia.
Protokoły notarialne
Protokół notarialny służy stwierdzeniu przebiegu określonych czynności lub zdarzeń mających znaczenie prawne.
Protokół stawiennictwa
Protokół potwierdzający stawienie się wskazanej osoby w określonym miejscu i czasie oraz przedstawione przez nią informacje lub oświadczenia.
Protokół niestawiennictwa
Protokół sporządzany na żądanie osoby stawającej, stwierdzający niestawiennictwo drugiej strony w ustalonym miejscu i terminie.
Protokół złożenia oświadczenia
Protokół dokumentujący treść oświadczenia złożonego przez osobę stawającą przed notariuszem.
Protokół przebiegu czynności
Protokół opisujący przebieg określonej czynności lub zdarzenia mogącego wywoływać skutki prawne.
Protokół zgromadzenia wspólników
Protokół zgromadzenia wspólników spółki, gdy przepis prawa albo treść podejmowanych uchwał wymagają udziału notariusza.
Protokół walnego zgromadzenia
Protokół walnego zgromadzenia akcjonariuszy, spółdzielni, stowarzyszenia lub innej osoby prawnej w przypadkach przewidzianych prawem.
Protokół organizacji społecznej
Protokół zgromadzenia organizacji społecznej lub stowarzyszenia, jeżeli forma notarialna wynika z przepisów albo dokumentów organizacyjnych.
Inne protokoły
Protokoły dokumentujące inne czynności lub zdarzenia wywołujące skutki prawne, po wcześniejszym ustaleniu, czy mogą zostać objęte czynnością notarialną.
Informacje potrzebne do sporządzenia protokołu
Zakres informacji zależy od rodzaju czynności lub zdarzenia, które ma zostać udokumentowane.
Cel protokołu
Należy wskazać, jakie zdarzenie ma zostać stwierdzone oraz do jakiego celu protokół będzie wykorzystywany.
Termin i miejsce
Należy dokładnie określić datę, godzinę i miejsce planowanej czynności albo zdarzenia.
Osoby uczestniczące
Należy przekazać dane wszystkich osób, których obecność lub nieobecność ma zostać odnotowana w protokole.
Podstawa prawna lub umowna
Należy przedstawić umowę, statut, zawiadomienie, wezwanie lub inny dokument stanowiący podstawę planowanej czynności.
Treść oświadczeń
Jeżeli protokół ma obejmować oświadczenia, warto wcześniej przekazać kancelarii ich planowaną treść lub zakres.
Dokumenty dotyczące zgromadzenia
Przy protokole zgromadzenia należy przekazać porządek obrad, projekty uchwał, listę uczestników, dokumenty dotyczące zwołania i reprezentacji.
Doręczanie oświadczeń
Na żądanie strony notariusz może doręczyć na piśmie jej oświadczenie mogące wywoływać skutki prawne wskazanej stronie przeciwnej.
Treść oświadczenia
Osoba żądająca doręczenia przekazuje podpisaną treść oświadczenia albo składa jego treść do protokołu.
Dane adresata
Należy podać pełne i aktualne dane osoby lub podmiotu, któremu oświadczenie ma zostać doręczone.
Protokół doręczenia
Z dokonanej czynności sporządzany jest protokół, obejmujący informacje dotyczące przebiegu doręczenia.
Odpowiedź adresata
Jeżeli adresat udzieli odpowiedzi w sposób dopuszczony przepisami, jej treść może zostać zamieszczona w dokumentacji czynności.
Wymagane dokumenty
Do dokonania poświadczenia najczęściej potrzebny jest ważny dokument tożsamości oraz dokument, na którym ma zostać poświadczony podpis albo którego kopia ma zostać porównana z okazanym dokumentem.
Jeżeli osoba działa w imieniu spółki, fundacji, stowarzyszenia albo innego podmiotu, konieczne może być przedstawienie dokumentów potwierdzających zasady reprezentacji i umocowanie do działania.
Do sporządzenia protokołu należy przedstawić dokumenty dotyczące planowanej czynności lub zdarzenia, w szczególności wezwania, zawiadomienia, umowy, statuty, porządek obrad, projekty uchwał i dokumenty pełnomocnictw.
Dokumenty mogą zostać wcześniej przesłane w formie skanów na adres: kancelaria@notariusz3miasto.pl. W dniu czynności należy przedstawić dokumenty wymagane przez kancelarię w oryginale.
Koszty czynności
Koszt poświadczenia zależy od rodzaju czynności, liczby podpisów, liczby stron dokumentu, liczby przygotowanych egzemplarzy oraz zakresu dodatkowej dokumentacji.
Koszt sporządzenia protokołu zależy między innymi od rodzaju dokumentowanego zdarzenia, czasu trwania czynności, miejsca jej dokonania, liczby uczestników oraz liczby wymaganych wypisów.
Całkowita kwota może obejmować wynagrodzenie notariusza, podatek VAT, koszty wypisów, odpisów albo poświadczeń oraz inne należności związane z charakterem czynności.
Informacja o przewidywanych kosztach może zostać przekazana po przedstawieniu rodzaju dokumentu, liczby podpisów, liczby kopii albo zakresu planowanego protokołu.
Kontakt z kancelarią
W celu ustalenia rodzaju poświadczenia lub protokołu, wymaganych dokumentów, przewidywanych kosztów oraz możliwego terminu czynności prosimy o wcześniejszy kontakt telefoniczny lub e-mailowy.
Kancelaria Notarialna Andreasa Nowaka mieści się przy Placu Kaszubskim 17, lok. 308, na III piętrze budynku TRANSATLANTYK, 81-350 Gdynia.